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LA ASAMBLEA GENERAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL
(ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS)

Por ser un tema de actualidad, queremos tratar el tema de la Asamblea en la Propiedad Horizontal, mencionando algunos aspectos practicos y otros legales, que seguramente seran de utilidad.

En primer lugar es necesario decir que la reunion no debe convertirse en una larga jornada, exasperante y fatigante, para lo cual debemos organizarla y dirigirla de manera que pueda realizarse en un maximo de dos o dos horas y media, tiempo mas que justo para evacuar los temas despues de un debido analisis y debate.

Para lograrlo, es necesario recordar y recordarle a los asistentes que la Asamblea solo debe tratar los temas que son de su exclusiva competencia y dejar los temas generales para su debido tramite ante el organo competente: P. ej. los temas que pueden ser resueltos por el Consejo de Administracion se trataran en reuniones del Consejo y los temas que que son competencia del Administrador deberan ser planteados directamente ante la Administracion. Eso significa sencillamente que en la reunion de Asamblea NO SE DEBEN TRATAR TEMAS QUE SON DE COMPETENCIA DEL CONSEJO O DEL ADMINISTRADOR, sino SOLO AQUELLOS QUE COMPETEN A LA ASAMBLEA.

De lo contrario, la reunion será interminable y con el riesgo de que por estar tratando temas que se deben resolver en otras instancias se dejen de tratar los temas que verdaderamente son para la Asamblea.

Es muy importante tambien que el Presidente de la Reunion, (Que es nombrado por los asambleistas), tenga alguna experiencia y sepa conducir la reunion de una forma ordenada, sin permitir intervenciones que se salgan del orden del dia aprobado, evitando confrontaciones, sometiendo a debate y a votacion las propuestas, etc.

Tengamos en cuenta que la Asamblea General es la maxima autoridad de la copropiedad, y esta conformada por los COPROPIETARIOS “o sus representantes” reunidos en la forma en que se indica en la ley y en el reglamento de Propiedad Horizontal, en lo que se refiere a Quorum, representacion, etc.

Notese que en la Ley 675, se dice que “El voto de cada propietario equivaldra al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado”, lo que fue modificado parcialmente por la Sentencia C-522/02 que dice literalmente:Segundo Declarar EXEQUIBLE el paragrafo 2° del artículo 37 de la Ley 675 de 2001 en el entendido que cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada propietario equivaldra al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, solo para las decisiones de contenido economico conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia.”

Dice también la ley que las decisiones tomadas por la Asamblea General son obligatorias para todos los copropietarios, incluso ausentes y disidentes,  y en lo que sea pertinente, tambien son obligatorias para el Administrador, revisor Fiscal, etc.

Recordemos ademas, que en la mayoria de los Reglamentos se establece que los miembros del CONSEJO, el ADMINISTRADOR o el REVISOR FISCAL,  NO PUEDEN REPRESENTAR a otros copropietarios, lo que se debe tener muy presente en e momento de VALIDAR LOS PODERES.

Las funciones de la Asamblea, según la Ley 675, son las siguientes: 
 

  1.  Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para periodos determinados, y fijarle su remuneracion.
  2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberan someter a su consideracion el Consejo de Administracion y el Administrador.
  3.  Nombrar y remover libremente a los miembros del comite de convivencia para periodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
  4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, asi como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
  5. Elegir y remover los miembros del consejo de administracion y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los periodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto sera de un (1) año.
  6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
  7. Decidir la desafectacion de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o division, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el caracter esencial o no de un bien comun.
  8. Decidir la reconstruccion del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la Ley 675.
  9. Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administracion, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en Ley 675 y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
  10. Aprobar la disolucion y liquidacion de la persona Juridica
  11. Otorgar autorizacion al administrador para realizar cualquier erogacion con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la Ley 675.
  12.  Las demas funciones fijadas la misma Ley, decretos reglamentarios de la misma, y el reglamento de propiedad horizontal.

Los temas a tratar, deberan en consecuencia ser aquellos que correspondan a los anteriores puntos.

La Asamblea debe reunirse por lo menos una vez al año,  en la fecha que señale el reglamento. Si el mismo no dice nada al respecto, se reunira en los primeros tres meses, despues del vencimiento del periodo presupuestal, especialmente para aprobar balances y estados financieros del periodo que finalizo,  y para aprobar el presupuesto de gastos, que permitira fijar la cuota de Aporte a expensas Comunes (“Cuota de Administracion”)  

Otro punto importante es el que se refiere a la Convocatoria a la Asamblea, que queremos tratar con detenimiento, ya que una causa frecuente de INVALIDACION de Asambleas  es precisamente una convocatoria que no cumple con las normas legales.

Dice entonces la Ley 675 que la Citacion debe hacerse con una antelacion no menor de quince (15) días calendario, y es una funcion que corresponde al administrador.  Aunque la ley no haga mayores observaciones al respecto, la mayoría de Reglamentos establecen pautas para la Convocatoria, que le den suficiente “soporte” legal.

En nuestro concepto es indispensable que la convocatoria contenga:

  1. Fecha de la citacion
  2. Tipo de Reunion (Ordinaria, Extraordinaria, en Primera Convocatoria…)
  3. Fecha y hora exactas de la Reunion, usando preferiblemente el formato de hora “24 Horas” (“Hora militar”), para evitar equivocaciones o malas interpretaciones reales o ficticias.
  4. Sitio de la Reunion
  5. Orden del dia propuesto
  6. Mencion del hecho de que a partir de la fecha de la convocatoria estaran los Balances y demas estados financieros disponibles en la Oficina de la Administracion, durante minimo ocho horas diarias, para la revision y verificacion de los copropietarios.
  7. Instrucciones para el otorgamiento de Poder, en caso de imposibilidad de asistencia.
  8. Relacion de documentos anexos, que son generalmente: Copia de Balance, Estado de Resultados, Anexos al Balance, Relacion de Cartera, DEUDORES, proyecto de presupuesto con sus anexos.

Aunque a veces parezca incomodo anexar todo un “Cartapacio” de documentos, esto es FUNDAMENTAL: Permite agilizar la reunion, ya que los propietarios llegaran a ella debidamente documentados y no se perdera tanto tiempo en explicaciones y aclaraciones, ademas que demostrara la transparencia de cada acto administrativo.

La ley establece que si no se llegase a completar el Quorum reglamentario, (“por lo menos mas de la mitad” de los coeficientes en que se encuentra dividida la copropiedad), se debera convocar nuevamente en SEGUNDA CONVOCATORIA, reunion que se realizara “el tercer dia habil siguiente” al de la PRIMERA Convocatoria, a las 20:00 Horas, salvo que el reglamento disponga otra cosa, y en esta reunion  se SESIONARA Y DECIDIRA VALIDAMENTE con cualquier Numero plural de copropietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Claro esta, que esto no es valido cuando se pretende considerar y decidir asuntos que requieran una “MAYORIA CALIFICADA”.

En la SEGUNDA CONVOCATORIA se debera dejar constancia de los dispuesto en el Articulo 41 de la LEY 675, en lo que se refiere a QUORUM.

Es muy importante dejar CONSTANCIA de la entrega de la Convocatoria a cada uno de los copropietarios,  y corresponde al Administrador tomar todas las medidas posibles para que cada uno reciba oportunamente la suya.


Para evitar posteriores reclamos y ACCIONES LEGALES, recomendamos:

 

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